E-Rechnungspflicht: der Überblick für Selbstständige
Zwischen Unternehmen in Deutschland ersetzt die E-Rechnung schrittweise Papier und PDF. Ein Teil der Pflichten gilt schon. Hier steht kurz und ohne Fachchinesisch, was ab wann gilt und was Sie jetzt tun sollten.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formate:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die deutsche Ausprägung der EN 16931 und bei Rechnungen an Behörden schon Pflicht.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher): ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Menschen und Software.
Die Fristen
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien annimmt, reicht. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papierrechnungen sind beim Versand weiter erlaubt, PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch ein Jahr Papier oder PDF (mit Zustimmung) verschicken. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. |
Wer betroffen ist und wer nicht
- Betroffen: Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen (inländisches B2B).
- Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden (B2C), an Unternehmen im Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle empfangen können.
- Freiberufler sind hier Unternehmer wie alle anderen: Wer an deutsche Firmen fakturiert, ist betroffen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: eine Rechnungs-E-Mail-Adresse und ein Programm, das XML-Rechnungen anzeigen kann.
- Umsatz prüfen: Mehr als 800.000 € im Jahr 2026 heißt Versandpflicht ab 2027, sonst ab 2028.
- Ein Tool wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, und es vor Ihrer Frist mit einem Kunden testen.
- Rechnungen 8 Jahre aufbewahren: Seit 2025 gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege eine Frist von 8 statt 10 Jahren.
Eine kostenlose Möglichkeit
Das kostenlose Rechnungstool auf dieser Seite schreibt Rechnungen auf Deutsch oder Englisch, setzt den passenden Umsatzsteuer-Hinweis für Inland, Kleinunternehmer, Reverse Charge und Export und exportiert eine XRechnung als XML. Es läuft in Ihrem Browser und überträgt Ihre Daten nirgendwohin.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung noch gültig?
Ja, vorerst. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verschicken, Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 reicht ein PDF im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Gilt die Pflicht auch für Kunden im Ausland?
Nein, die deutsche Pflicht betrifft Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Andere Länder haben eigene Regeln.
XRechnung oder ZUGFeRD, was ist besser?
Beide sind zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Fragen Sie im Zweifel Ihre Kunden, was deren Buchhaltung verarbeitet.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 19 UStG: Kleinunternehmer
- XRechnung-Standard (KoSIT / xeinkauf.de)
- ZUGFeRD (FeRD, Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Stand: Oktober 2026. Keine Steuerberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.