Ratgeber

Eigenbeleg: wann er erlaubt ist und was drauf muss

Aktualisiert: 22. Oktober 2026 · Hafiz Khalid

Beim Jahresabschluss fehlt fast immer irgendwo ein Beleg: der Parkautomat ohne Quittung, das Trinkgeld, der verlorene Kassenzettel. Für solche Fälle gibt es den Eigenbeleg. Hier steht, wann er erlaubt ist, welche Angaben das Finanzamt erwartet und wo seine Grenzen liegen, vor allem bei der Vorsteuer.

Keine Buchung ohne Beleg

Jeder Geschäftsvorfall muss belegt sein. Die Finanzverwaltung sagt in den GoBD ausdrücklich, was gilt, wenn der Beleg fehlt: „Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden“ (GoBD, Rz. 61). Ein Fremdbeleg ist eine Rechnung oder Quittung von jemand anderem. Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Sie selbst ausstellen und unterschreiben. Er soll zeigen, dass die Ausgabe wirklich stattgefunden hat und betrieblich war (§ 145 AO).

Wann ein Eigenbeleg erlaubt ist

Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht der Normalfall. Typische Fälle:

Der Automat gibt keinen Beleg aus (Parkautomat, Schließfach, Waschanlage).
Niemand stellt üblicherweise eine Quittung aus: Trinkgeld, Spenden am Ort, kleine Barzahlungen auf dem Markt.
Der Originalbeleg ist verloren oder unleserlich, und der Verkäufer kann keine Kopie mehr ausstellen.

Lässt sich der Beleg ersetzen, ist das besser: Fragen Sie beim Händler nach einer Rechnungskopie oder laden Sie die Rechnung im Kundenkonto erneut herunter. Ein Eigenbeleg ersetzt keinen Beleg, den Sie mit wenig Aufwand bekommen können.

Was auf einen Eigenbeleg gehört

Ein Gesetz mit einer festen Liste gibt es nicht. Damit der Beleg seinen Zweck erfüllt (GoBD, Rz. 61 und 64), sollten diese Angaben darauf stehen:

Datum der Ausgabe
Betrag (brutto) und Zahlungsart
Zahlungsempfänger mit Name und, wenn bekannt, Anschrift
Was gekauft oder bezahlt wurde, mit Menge
Betrieblicher Anlass: warum die Ausgabe zu Ihrem Geschäft gehört
Grund, warum es keinen Originalbeleg gibt
Ort und Datum der Ausstellung, Ihre Unterschrift
Eine Belegnummer, damit er sich in Ihrer Buchhaltung zuordnen lässt

Hängen Sie an, was die Zahlung stützt: die Zeile im Kontoauszug, eine Bestellbestätigung, ein Foto. Bei Trinkgeld hilft eine Unterschrift des Empfängers.

Die wichtigste Grenze: kein Vorsteuerabzug

Aus einem Eigenbeleg können Sie keine Vorsteuer ziehen. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ein Beleg, den Sie selbst schreiben, ist keine Rechnung des leistenden Unternehmers. Sie setzen also den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an, und die darin enthaltene Umsatzsteuer ist verloren. Bei größeren Beträgen lohnt es sich deshalb fast immer, eine Rechnungskopie zu besorgen. Für Rechnungen bis 250 € genügt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben (§ 33 UStDV); auch die muss aber vom Verkäufer kommen.

Ausnahme: Bewirtung im Restaurant

Für Geschäftsessen in einem Restaurant mit elektronischer Kasse erkennt die Finanzverwaltung für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, mit einer TSE abgesicherte Rechnungen an (BMF-Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 13). Ein Eigenbeleg reicht hier nicht.

Was das Finanzamt anerkennt

Keinen festen Höchstbetrag. Häufig genannte Grenzen wie 150 € oder 250 € stehen in keinem Gesetz. Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall, ob die Ausgabe glaubhaft ist.
Nicht zu viele. Eigenbelege für einen großen Teil Ihrer Ausgaben machen eine Buchhaltung unglaubwürdig. Kann das Finanzamt Ihre Angaben nicht nachvollziehen, darf es schätzen (§ 162 AO).
Plausibel und zeitnah. Ein Eigenbeleg, der direkt nach der Ausgabe entsteht und zu Kontoauszug und Anlass passt, überzeugt mehr als einer, der erst beim Jahresabschluss geschrieben wird.
Aufbewahren. Eigenbelege sind Buchungsbelege und werden acht Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 3 AO).

Eigenbeleg erstellen

Der Eigenbeleg Generator fragt alle Angaben ab, setzt den Hinweis zur Vorsteuer, schreibt den Betrag in Worten und erzeugt ein PDF zum Unterschreiben. Er warnt, wenn der Betrag über 250 € liegt oder ein Kontoauszug fehlt. Alles läuft im Browser, nichts wird hochgeladen.

Häufige Fragen

Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?

Wenn eine betriebliche Ausgabe tatsächlich angefallen ist, Sie aber keinen Beleg haben und keinen mehr bekommen: Parkautomat ohne Quittung, Trinkgeld, verlorener Beleg, den der Verkäufer nicht ersetzen kann.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Gegenstand der Ausgabe, betrieblicher Anlass, Grund für den fehlenden Originalbeleg, Ort, Ausstellungsdatum und Ihre Unterschrift. Eine feste gesetzliche Liste gibt es nicht.

Kann ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung des leistenden Unternehmers voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Sie setzen den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an.

Gibt es einen Höchstbetrag für Eigenbelege?

Nein, keinen gesetzlichen. Das Finanzamt prüft im Einzelfall, ob die Ausgabe glaubhaft ist. Viele oder hohe Eigenbelege fallen auf.

Reicht ein Eigenbeleg für ein Geschäftsessen?

In einem Restaurant mit elektronischer Kasse nicht. Dort erkennt das Finanzamt nur maschinell erstellte, TSE-gesicherte Rechnungen an.

Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?

Acht Jahre, wie andere Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO).

Quellen

Stand: 22. Oktober 2026. Keine Steuerberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.