Ratgeber
Nebenkostenabrechnung prüfen: Frist, Kosten, Fehler
Die Nebenkostenabrechnung kommt meist zwischen Dezember und Frühjahr, und oft mit einer Nachzahlung. Ob Sie die zahlen müssen, hängt an wenigen Punkten: Kam die Abrechnung rechtzeitig, stehen nur umlagefähige Kosten darin, stimmt Ihr Anteil? Hier steht, was das Gesetz sagt, welche Fehler am häufigsten vorkommen und was Sie tun können.
Die 12-Monats-Frist des Vermieters (§ 556 Abs. 3 BGB)
Über die Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Läuft der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, ist der letzte Tag der 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben.
| Abrechnungszeitraum | Muss bei Ihnen sein bis |
|---|---|
| 1.1.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 1.7.2024 bis 30.6.2025 | 30.6.2026 |
| 1.10.2024 bis 30.9.2025 | 30.9.2026 |
Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate lang sein („jährlich abzurechnen“).
Was gilt, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Kommt die Abrechnung nach Ablauf der Frist, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Beispiel dafür ist ein Grundsteuerbescheid, den die Gemeinde erst nachträglich verschickt. Fehlende Unterlagen von der Hausverwaltung zählen in der Regel nicht als Entschuldigung.
- Ein Guthaben müssen Sie trotzdem bekommen: Die Frist schützt nur Sie, nicht den Vermieter.
- Haben Sie eine verspätete Nachforderung schon bezahlt, schreiben Sie den Vermieter an und fordern Sie den Betrag zurück.
- Kommt gar keine Abrechnung, fordern Sie sie schriftlich an. Ohne Abrechnung steht kein Guthaben und keine Nachzahlung fest.
Welche Kosten umlagefähig sind (BetrKV)
Nebenkosten dürfen Sie nur tragen, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten überhaupt in Frage kommen, steht abschließend in § 2 der Betriebskostenverordnung:
| Nr. | Kostenart |
|---|---|
| 1 | Grundsteuer (laufende öffentliche Lasten) |
| 2, 3 | Wasser und Abwasser |
| 4 bis 6 | Heizung und Warmwasser |
| 7 | Aufzug |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung |
| 10, 11 | Gartenpflege, Beleuchtung |
| 12 | Schornsteinreinigung |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung |
| 14 | Hauswart |
| 15 | Antenne, Breitbandnetz, Glasfaser im Gebäude (eingeschränkt, siehe unten) |
| 16 | Einrichtungen für die Wäschepflege |
| 17 | Sonstige Betriebskosten, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind |
Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Prüfung des Jahresabschlusses) und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Reparaturen, Rücklagen).
Die häufigsten Fehler
- Verwaltung oder Reparaturen stehen in der Abrechnung, oft versteckt in „Hauswart“ oder „sonstige Kosten“.
- Kabelfernsehen nach dem 30. Juni 2024. Seitdem dürfen Grundgebühren für Kabel-TV und Breitband nicht mehr umgelegt werden, nur noch der Betriebsstrom (§ 2 Nr. 15 BetrKV).
- Falsche Wohnfläche oder falscher Schlüssel. Ohne andere Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Steht im Vertrag eine andere Fläche als in der Abrechnung, rechnen Sie nach.
- Leerstand auf die Mieter verteilt. Die Kosten leerer Wohnungen trägt der Vermieter.
- Vorauszahlungen falsch abgezogen. Vergleichen Sie die Summe mit Ihren Kontoauszügen.
- Abrechnungszeitraum länger als zwölf Monate oder Kosten aus einem anderen Jahr.
- Unwirtschaftliche Kosten. Der Vermieter muss wirtschaftlich handeln (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Auffällig hohe Posten lassen sich mit dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds vergleichen.
Eine Abrechnung muss für Sie nachvollziehbar sein: Gesamtkosten je Posten, Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und der Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt davon etwas Wesentliches, fragen Sie nach.
Ihr Recht auf Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB)
Sie dürfen die Belege sehen, die der Abrechnung zugrunde liegen: Rechnungen, Verträge, Bescheide, Ablesewerte. Der Vermieter muss sie Ihnen auf Verlangen zeigen und darf sie auch elektronisch bereitstellen. Verlangen Sie die Einsicht schriftlich, nennen Sie die Posten, die Sie prüfen wollen, und schlagen Sie einen Termin vor. Prüfen Sie dabei vor allem, ob die Rechnungen zum Abrechnungsjahr gehören und ob Reparatur- oder Verwaltungsanteile herausgerechnet sind.
Ihre Einwendungsfrist: 12 Monate nach Zugang
Auch Sie haben eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang vorliegen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach können Sie Fehler in aller Regel nicht mehr geltend machen, auch wenn Sie schon bezahlt haben.
- Widersprechen Sie schriftlich, nennen Sie jeden Punkt einzeln und bewahren Sie einen Nachweis über den Zugang auf.
- Wenn Sie zahlen, bevor alles geklärt ist, schreiben Sie dazu, dass Sie „unter Vorbehalt“ zahlen.
- Notieren Sie sich das Datum, an dem die Abrechnung angekommen ist. Davon hängt Ihre Frist ab.
So prüfen Sie Ihre Abrechnung in 10 Minuten
Der Nebenkosten Check fragt die Daten und Kostenposten ab, prüft die Fristen, markiert nicht umlagefähige Posten, rechnet Ihren Anteil nach und vergleicht mit dem Betriebskostenspiegel. Am Ende bekommen Sie einen fertigen Widerspruch mit Antrag auf Belegeinsicht. Er läuft im Browser, nichts wird hochgeladen.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss sie bei Ihnen sein. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026 (§ 556 Abs. 3 BGB).
Muss ich nachzahlen, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
In der Regel nein. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dazu kommen seit dem 1. Juli 2024 die Grundgebühren für Kabelfernsehen. Umlagefähig sind nur die Kostenarten aus § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind.
Wie lange kann ich der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen.
Darf ich die Belege sehen?
Ja. Der Vermieter muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Kann ich die Nebenkostenabrechnung kostenlos prüfen lassen?
Mit dem Nebenkosten Check auf dieser Seite prüfen Sie Fristen, umlagefähige Kosten und Ihren Anteil selbst, kostenlos und ohne Anmeldung. Für eine rechtliche Beratung ist der Mieterverein die übliche Anlaufstelle.
Quellen
- § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (Fristen, Belegeinsicht)
- § 556a BGB: Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten
- § 1 BetrKV: Betriebskosten, Abgrenzung zu Verwaltung und Instandhaltung
- § 2 BetrKV: Aufstellung der Betriebskosten
- Deutscher Mieterbund: Betriebskostenspiegel
Stand: 22. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Bei größeren Beträgen oder Streit fragen Sie Ihren Mieterverein oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt für Mietrecht.