Rechnung schreiben als Freelancer: die Checkliste

Aktualisiert: 17. Oktober 2026 · Hafiz Khalid

Eine Rechnung braucht in Deutschland eine feste Liste an Angaben. Fehlt eine, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Hier ist die Checkliste, kompakt und mit den Sonderfällen, an denen es meistens hakt.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Das Ausstellungsdatum.
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, gern aus mehreren Nummernkreisen, aber nie doppelt.
Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung.
Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (ein Monat genügt, etwa „Leistungszeitraum: Oktober 2026“).
Das Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen.
Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto, soweit nicht im Preis enthalten.

Der Umsatzsteuer-Hinweis: hier passieren die meisten Fehler

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Vorjahresumsatz bis 25.000 € und im laufenden Jahr unter 100.000 €. Hinweis zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Leistung an ein Unternehmen im EU-Ausland: In der Regel schuldet der Kunde die Steuer. Beide USt-IdNr. angeben und „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ vermerken.
Leistung an ein Unternehmen außerhalb der EU: In der Regel in Deutschland nicht steuerbar; das auf der Rechnung vermerken.

Das Rechnungstool erkennt den Fall anhand von Land und Kundentyp und druckt den passenden Hinweis.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Bis 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Kundenname und Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben.

Aufbewahren, korrigieren, umstellen

Aufbewahrung: 8 Jahre für Rechnungen ab 2025 (vorher 10 Jahre).
Korrektur: Eine verschickte Rechnung nicht ändern, sondern per Gutschrift oder Rechnungskorrektur mit Bezug auf das Original berichtigen.
Sprache: Rechnungen dürfen auch auf Englisch sein; das Finanzamt kann im Einzelfall eine Übersetzung verlangen.
E-Rechnung: Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an deutsche Unternehmen E-Rechnungen sein. Mehr dazu in E-Rechnungspflicht: der Überblick.

Häufige Fragen

Reicht die Steuernummer oder brauche ich eine USt-IdNr.?

Im Inland genügt eine von beiden. Für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland brauchen Sie eine USt-IdNr., die Sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ und keinen Steuerbetrag. Alle anderen Pflichtangaben gelten weiter.

Darf ich Rechnungen auf Englisch schreiben?

Ja, Deutsch ist nicht vorgeschrieben. Das Finanzamt kann im Einzelfall eine Übersetzung verlangen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen ab 2025 gilt eine Frist von 8 Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.

Quellen

Stand: Oktober 2026. Keine Steuerberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.